🚀 প্রথমবার লগইন ও ড্যাশবোর্ড পরিচিতি
সফটওয়্যারে প্রবেশ করে ড্যাশবোর্ড বোঝার প্রাথমিক ধাপ।
🔐 লগইন করুন
Admin-এর দেওয়া Email ও Password দিয়ে লগইন করুন। প্রথমবার লগইনের পর Profile → পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করে নিন।
📊 ড্যাশবোর্ড দেখুন
লগইনের পর ড্যাশবোর্ডে ৪টি মূল তথ্য দেখা যাবে: Total Billed (মোট বিল), Total Expenses (মোট খরচ), Payments Received (পেমেন্ট পাওয়া), Outstanding Due (বকেয়া)।
🧭 Sidebar মেনু ব্যবহার
বাঁদিকের মেনু থেকে যেকোনো সেকশনে যেতে পারবেন। Mobile-এ উপরের ☰ আইকনে ট্যাপ করুন।
⚙️ প্রাথমিক সেটআপ — Settings
সফটওয়্যার ব্যবহার শুরুর আগে অবশ্যই এই কাজগুলো সম্পন্ন করুন।
🏢 কোম্পানির তথ্য দিন (General Settings)
মেনু: Settings → General Settings
কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ফোন, ইমেইল, লোগো, BIN/TIN ও ব্যাংক তথ্য দিন। এই তথ্যগুলো সমস্ত PDF Bill ও Estimate-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রিন্ট হবে।
🖨️ PDF টেমপ্লেট নির্বাচন করুন
মেনু: Settings → PDF Templates
Bill ও Estimate-এর জন্য পছন্দের টেমপ্লেট ডিজাইন বেছে নিন। এটি একবার সেট করলেই চলবে।
📏 Units যোগ করুন
মেনু: Settings → Units
পরিমাপের একক যোগ করুন — যেমন: pcs, kg, ctn, lot, set ইত্যাদি।
🛠️ Service Items তৈরি করুন
মেনু: Settings → Service Items
আপনার কোম্পানির নিয়মিত সার্ভিস আইটেমগুলো আগে থেকেই লিখে রাখুন — যেমন: "Custom Clearance Charge", "Port Charges", "Transport" ইত্যাদি। Bill তৈরিতে দ্রুত যোগ করা যাবে।
🏪 শাখা (Branch) তৈরি করুন (প্রযোজ্য হলে)
মেনু: Settings → Branches
আপনার কোম্পানির একাধিক শাখা থাকলে এখানে যোগ করুন।
👥 Staff / User যোগ করুন
মেনু: Settings → Users
কোম্পানির অন্য কর্মীদের জন্য account তৈরি করুন। তারপর Roles & Permissions থেকে তাদের কে কোন মডিউল দেখতে পারবে সেটি নির্ধারণ করুন।
👥 ক্লায়েন্ট যোগ করুন
নতুন কাজের আগে Client-এর তথ্য সিস্টেমে রাখুন।
নতুন Client যোগ করুন
মেনু: Clients → Create Client
Client-এর নাম, ফোন, ইমেইল, ঠিকানা, BIN ও TIN নম্বর দিয়ে সেভ করুন। এই তথ্য Bill ও Estimate-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে।
Shipping Agent যোগ করুন (প্রযোজ্য হলে)
মেনু: Shipping Agents → Add Agent
যে Shipping Company-র মাধ্যমে পণ্য আসে তাদের তথ্য রাখুন। Job তৈরির সময় লিঙ্ক করতে পারবেন।
Client-এর সব তথ্য এক জায়গায় দেখুন
যেকোনো Client-এর নামে ক্লিক করলে তার সমস্ত Jobs, Bills ও Payments ট্যাব ভিউতে দেখা যাবে। View Statement বাটন দিয়ে সম্পূর্ণ লেনদেনের বিবরণ প্রিন্ট করুন।
📋 কোটেশন / এস্টিমেট পাঠান
Client-কে কাজের আগে মূল্যমান পাঠান এবং অনুমোদন নিন।
Estimate-এর Status ক্রম:
নতুন Estimate তৈরি করুন
মেনু: Quotations → Create Estimate
Client, Job Type (Import/Export), Validity Date নির্বাচন করুন। তারপর সার্ভিস Items ও মূল্য যোগ করুন।
📧 Client-কে Email পাঠান
Estimate-এর বিবরণ পেজে "Email Estimate" বাটনে ক্লিক করে Client-এর ইমেইলে PDF সহ পাঠান। Status স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Sent" হবে।
Status আপডেট করুন
Client-এর সাড়া অনুযায়ী Estimate-এর Status পরিবর্তন করুন — Under Review → Negotiation → Approved।
✅ Approved হলে → Job-এ Convert করুন
Client অনুমোদন দিলে "Convert to Job" বাটনে ক্লিক করুন। একটি নতুন Job স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে এবং আপনি সরাসরি সেই Job-এ নিয়ে যাবে।
🗂️ জব পরিচালনা করুন
প্রতিটি শিপমেন্ট/ক্লিয়ারেন্সের কাজ Job হিসেবে ট্র্যাক করুন।
Job Status ক্রম:
Job তৈরি / খুলুন
Estimate থেকে Convert করলে Job স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়। অথবা Jobs → Create Job থেকে সরাসরি তৈরি করতে পারবেন। Job-এ Vessel, B/L No, Container, Port of Loading ইত্যাদি তথ্য দিন।
✅ Checklist আপডেট করুন
Job-এর "Checklist" ট্যাবে গিয়ে প্রতিটি কাজ সম্পন্ন হলে টিক দিন। যেমন: "Documents Received ✓", "Customs Filed ✓", "Delivery Order Collected ✓"।
📄 Documents আপলোড করুন
Job-এর "Documents" ট্যাব থেকে B/L কপি, Invoice, Packing List ইত্যাদি ডকুমেন্ট আপলোড করুন। পরে যেকোনো সময় Download করতে পারবেন।
Job Status আপডেট করুন
কাজ শুরু হলে "In Progress", কোনো কারণে আটকে গেলে "On Hold", সম্পূর্ণ হলে "Completed" করুন।
💸 Job চলাকালীন খরচ রেকর্ড করুন
Job সম্পন্ন হওয়ার আগেই প্রতিটি খরচ এখানে লিখুন — তারপর Bill তৈরি করুন।
Expense রেকর্ড করুন
মেনু: Expenses → Add Expense
Job নির্বাচন করুন, Expense Head (যেমন "Port Charges"), পরিমাণ, ভাউচার নম্বর ও তারিখ দিন।
একটি Job-এর সমস্ত Expense দেখুন
Job-এর বিবরণ পেজে "Expenses" ট্যাবে গিয়ে সেই Job-এর জন্য রেকর্ড করা সব খরচ দেখুন।
🧾 Bill তৈরি ও পাঠান
Job সম্পন্ন হলে Client-কে Invoice/Bill পাঠান।
Bill-এর Status ক্রম:
নতুন Bill তৈরি করুন
মেনু: Billing → Create Bill
Job নির্বাচন করুন। Service Items যোগ করুন (আগে থেকে সেভ করা Items দ্রুত যোগ করা যাবে)। প্রয়োজনে Less দিন।
Bill Finalize করুন
Bill বিবরণ পেজে "Finalize Bill" বাটনে ক্লিক করুন। Finalize করার পর Bill আর সম্পাদনা করা যাবে না — তাই আগে সব তথ্য যাচাই করুন।
📧 Client-কে Bill পাঠান / PDF ডাউনলোড
"Email Bill" বাটন দিয়ে PDF সহ ইমেইল পাঠান। অথবা "Download PDF" দিয়ে নিজে ডাউনলোড করে পাঠান। "Print" দিয়ে সরাসরি প্রিন্ট করুন।
💰 Client-এর পেমেন্ট রেকর্ড করুন
Bill পাঠানোর পর Client থেকে টাকা পেলে এখানে রেকর্ড করুন।
Payment রেকর্ড করুন
Bill-এর বিবরণ পেজে "+ Add Payment" বাটনে ক্লিক করুন। অথবা মেনু: Payments → Add Payment। Bill নির্বাচন করুন, পরিমাণ, তারিখ ও পদ্ধতি দিন।
Payment পদ্ধতি নির্বাচন করুন
Cash / Bank Transfer / Cheque / Mobile Banking — যেভাবে Payment এসেছে সেটি নির্বাচন করুন। Reference নম্বর (চেক নম্বর বা ট্রানজেকশন ID) দিন।
স্বয়ংক্রিয় Bill আপডেট
Payment রেকর্ড হলে Bill-এর Paid Amount ও Due Amount স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। সম্পূর্ণ পরিশোধ হলে Bill "Paid" হয়ে যাবে।
📒 হিসাবরক্ষণ — Accounting
দ্বৈত-প্রবেশ পদ্ধতিতে আর্থিক লেনদেন রেকর্ড করুন।
Chart of Accounts
সমস্ত হিসাব খাত (Assets, Liabilities, Income, Expense) দেখুন ও পরিচালনা করুন।
Vouchers
প্রতিটি আর্থিক লেনদেন ভাউচারে Debit/Credit এন্ট্রি দিন।
Ledger
প্রতিটি হিসাব খাতের বিস্তারিত লেনদেন দেখুন ও ব্যালান্স যাচাই করুন।
📈 রিপোর্ট দেখুন ও বিশ্লেষণ করুন
ব্যবসার সম্পূর্ণ চিত্র রিপোর্টে দেখুন।
| রিপোর্ট | কী জানা যায় | কখন দেখবেন |
|---|---|---|
| 📦 Job Profitability | একটি Job-এ মোট আয়, খরচ ও নিট মুনাফা/ক্ষতি | Job সম্পন্ন হলে লাভ-ক্ষতি দেখতে |
| 💸 Expense Summary | নির্দিষ্ট সময়ের মোট খরচ ও খাতভিত্তিক বিভাজন | মাসিক/বার্ষিক খরচ বিশ্লেষণে |
| 📄 Client Statement | একজন Client-এর সমস্ত Job, Bill ও Payment ইতিহাস | Client-কে হিসাব বুঝিয়ে দিতে বা Audit-এ |
⚡ সংক্ষিপ্ত চেকলিস্ট — একটি Job-এর পুরো চক্র
নতুন একটি কাজ শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত এই ক্রমে করুন।
Settings সেটআপ করুন (প্রথমবার — একবারই)
কোম্পানি তথ্য, Service Items, Users — একবার সেটআপ করলে বারবার লাগবে না।
Client যোগ করুন (নতুন Client হলে)
একবার যোগ করলে পরবর্তী সব কাজে ব্যবহার করা যাবে।
Estimate তৈরি ও পাঠান → Approved হলে Job Convert করুন
Job পরিচালনা করুন — Checklist ও Documents আপডেট রাখুন
Job চলাকালীন সব Expenses রেকর্ড করুন
Bill তৈরির আগেই করুন যাতে Profitability Report সঠিক আসে।
Job Completed হলে Bill তৈরি করুন → Finalize → Email পাঠান
Payment পেলে রেকর্ড করুন
Bill স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।